Stagiaire formation gestion de projet, comment éviter les erreurs ?

La majorité des erreurs du stagiaire en formation gestion de projet est récurrente : cadrage insuffisant, communication pas idéale, outils pas appropriés ou mal exploités, manque d’engagement et suivi…

Se former à la gestion de projet, pour devenir chef de projet, est essentiel pour apprendre à planifier, coordonner et piloter efficacement les projets complexes. Pourtant, les stagiaires en formation, même les plus motivés, commettent souvent les mêmes erreurs durant leur apprentissage. Faiblesse, inexactitude, préjugé, faute, ou fourvoiement font obstacle au projet.

Comprendre ces erreurs transforme votre stage de formation en une réussite, et forge une base solide en gestion de projet.

Évitez ces erreurs courantes lors du processus d’apprentissage !

Gagnez du temps, ancrez dès maintenant les bonnes pratiques, valorisez pleinement votre formation et vos compétences de chef de projet.

Le cadrage, 1ère cause d’erreur du stagiaire en formation gestion de projet

Sous-estimer la phase de cadrage est la source d’erreur la plus répandue. Or, la négligence de la Phase de Cadrage est lourde de conséquences, puisqu’elle définit les contours du projet dès le commencement.

On veut plonger directement dans l’exécution, aller trop vite dans l’action. On ne passe pas suffisamment de temps sur la définition du besoin et des objectifs, définir le quoi et le pourquoi. Les stagiaires, trop désireux de faire, de prouver leur efficacité, zappent ainsi l’étape cruciale du cadrage.

Sans clarifier les attentes des clients, internes, et externes, les livrables manquent de cohérence, entraînent des retours en arrière.

Comment éviter l’erreur de cadrage en gestion de projet ?

En étant attentif à tous les points clé du cadrage de la mission.

• Un mandat clair, dans un périmètre défini, avec une liste des parties prenantes.
• Valider la compréhension du besoin en reformulant.
• Rédiger un cahier des charges clair.
• Définir, et faire valider, des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis).
• Identifier des critères de succès.

La Solution pour éviter l’impair du cadrage, c’est la rigueur. Un bon gestionnaire de projet doit avant tout réaliser un cadrage rigoureux.

Manque de communication dans la gestion du projet

Négliger la communication au sein du groupe projet est une grave erreur. En effet, la communication joue un grand rôle pour un chef de projet.

La réussite d’un projet repose beaucoup sur la communication d’équipe.
Certains stagiaires en formation gestion de projet se concentrent trop sur les livrables techniques. Ils oublient alors de partager les informations, écouter les autres, ou gérer les désaccords.

Pour éviter ces erreurs de communications :

• Utilisez des outils de communication partagée simples (tels Trello, Slack, Google Docs, Miro).
• Organisez des points d’avancement et des suivis réguliers.
• Donnez un feedback constructif, précis, bienveillant, orienté solution.

L’absence de communication proactive, et de gestion des attentes, entrave en projet.

Vouloir tout maîtriser seul, illusion et isolement du stagiaire en formation gestion de projet

Certains stagiaires en formation de gestion de projet tombent dans le piège du super chef de projet. Ils veulent tout contrôler, tout décider, tout vérifier. Or, le gestionnaire de projet est le chef d’orchestre, pas le soliste !

C’est une erreur majeure des débutants : tenter de tout gérer seul, par peur de déranger, ou par excès de confiance dans leurs propres capacités.

Alors, le stagiaire s’enferme dans sa tâche, n’informe pas régulièrement, attend le dernier moment pour signaler un blocage.
Résultat : surcharge, erreurs, et frustration collective.

Évitez ces erreurs :

• Répartissez les rôles selon les forces et atouts de chacun : planification, suivi, communication, qualité, etc.
• Déléguez et faites confiance aux spécialistes.
• Utilisez vos boucles de communication pour alerter, informer, transmettre, rendre compte.

Un chef de projet n’est pas celui qui fait tout, mais celui qui fait faire.

Confusion entre outils et méthode, le malentendu

Confondre les outils et la méthode, c’est le cas de beaucoup de stagiaires. Ils pensent que maîtriser un outil, comme Trello, MS Project, ou Asana, revient à savoir gérer un projet. C’est faux, car la gestion de projet repose sur une démarche, pas sur un logiciel.

• Durant le cadrage du projet, le rôle des outils doit être considéré comme un moyen, pas une fin.
• En formation, on privilégie les cas pratiques méthodologiques, avant de s’immerger dans les outils numériques.

Passer deux jours à créer un tableau de bord parfait sous Notion, sans définir les objectifs ou les livrables du projet, ne sert à rien.

Se focaliser sur les livrables, négliger l’activité et la valeur 

Les stagiaires peinent à distinguer l’effort, les actions menées, et le résultat, les livrables attendus. Car la tentation est grande de produire un beau rendu, un plan de projet impeccable. Mais il ne faut pas oublier de se demander si le résultat crée de la valeur. Sinon, ce désalignement mène à une gestion du temps inefficace.

Un bon chef de projet hiérarchise les priorités, et relie chaque action à l’objectif final.

Quelques conseils afin d’éviter cette erreur :

• Structurez le projet par un découpage judicieux des phases.
• Divisez le projet en livrables majeurs, pas en tâches.
• Chaque livrable est un jalon clé dans votre planning.
• S’interroger en quoi chaque tâche contribue aux objectifs du projet ?
• Favorisez la simplicité et l’efficacité à la perfection esthétique.
• Intégrez des moments d’évaluation continue pour ajuster le tir.

On axe la gestion de projet sur les produits finis, ils créent de la valeur. Vous évitez le piège de la « to-do list », la liste des choses à faire, les activités. Ainsi, vous êtes focus sur les sorties mesurables, nécessaires pour avancer le projet.

Ne pas assez tenir compte de la gestion des risques 

L’optimisme est une qualité, mais ignorer la gestion des risques est une faille en gestion de projet. Les stagiaires oublient d’identifier ce qui peut mal tourner, et de prévoir un plan B. En l’absence d’anticipation, les retards s’accumulent.

Avec un planning respecté, on pense que le projet est un succès. Mais l’erreur est de se concentrer sur ce scénario idéal, sans tenir compte d’aléas, retard fournisseur, changement d’exigence…

Afin de pallier ces écueils :

• Créez un registre des risques.
• Définissez leur criticité, probabilité, et leur impact.
• Établissez une stratégie d’atténuation, prévoyez des délais tampon.

Le stagiaire en formation gestion de projet doit prévoir quoi faire quand un risque survient.

Mauvaise gestion du temps et des priorités

Les apprenants sous-estiment le temps nécessaire pour chaque tâche, surtout lors des exercices pratiques.

Ce manque d’anticipation conduit à un stress inutile durant la formation ou la gestion du projet.

• La découpe de chaque tâche en sous-activités claires, et estimées, favorise une meilleure évaluation des temps.
• Utiliser des outils visuels parlants, diagramme de Gantt, Kanban, facilite la visualisation de l’avancement.
• Une revue de fin de journée identifie les marqueurs d’évolution du projet.

Le pilote du projet s’interroge régulièrement. Qu’est-ce qui prend plus de temps que prévu ? Pourquoi ?

Impasse sur la phase bilan, le feedback de capitalisation d’expérience du stagiaire en formation gestion de projet

Erreur fréquente, à la fin de la formation, le stagiaire en gestion de projet ferme son dossier. Il passe à autre chose, sans prendre de recul, oublie de prendre le temps d’analyser ses réussites, ses échecs. L’apprenant n’a pas d’évaluation formelle de son travail, son comportement, et n’analyse pas ce qui a bien ou mal fonctionné dans le projet. Pourtant, c’est un moment clé pour progresser, et dresser un bilan.

Pour éviter cette perte d’opportunité d’apprentissage majeure, suivez ces quelques conseils.

• Formalisez un retour d’expérience, ce qui fonctionne, ce qu’il faut améliorer, ce que vous avez appris.
• Faites une fiche de synthèse personnelle, acquis, points à travailler.
• Sollicitez un feedback du formateur personnalisé.

L’excellence se construit avec une réflexion sur les retours d’expérience et l’amélioration continue.

Apprendre la gestion de projet avec efficacité

Apprendre, c’est aussi se tromper, une formation réussie n’est pas celle où tout se passe parfaitement. Faire des erreurs en formation gestion de projet n’est pas un échec pour le stagiaire ! L’essentiel est de prendre conscience de ses biais, et d’adopter une posture réflexive : analyser, comprendre, corriger.

Ainsi, chaque stagiaire repart avec des compétences ancrées, et transférables sur le terrain.

La formation professionnelle est une opportunité unique d’appliquer la théorie, en évitant ces erreurs fondamentales. Avec la rigueur du cadrage, l’ouverture de la communication, la culture de l’anticipation, vous devenez un véritable gestionnaire de projet, proactif et fiable.

Pour terminer, voici la check-list du stagiaire efficace en formation gestion de projet :

• J’ai compris la finalité du projet avant de planifier.
• Je communique régulièrement avec mon groupe.
• La distinction entre méthode et outils est acquise.
• Je gère mon temps et mes priorités.
• J’analyse mes erreurs pour progresser.

En mettant ces conseils en pratique, vous transformez votre période de formation en un tremplin professionnel !

Voyez aussi comment identifier une formation en gestion de projet efficace et bénéfique.