Réussir son projet, les 5 phases essentielles de la gestion de projet

Souvent, l’échec d’un projet n’est pas un manque de compétence technique, mais un manque de méthode, c’est pourquoi, pour réussir son projet, maîtriser les 5 phases de la gestion de projet est capital.

Réussir son projet, ou savoir transformer une idée en réalité, est une compétence. En effet, la gestion de projet ce n’est pas une simple to-do list améliorée.

Les 5 phases essentielles de la gestion de projet sont universelles, quel que soit le secteur ou la taille de l’organisation. Elles structurent le cycle de vie d’un projet, de sa conception à sa clôture. Elles permettent aussi de limiter les risques, maîtriser les coûts, dans un délai imparti et livrer un résultat conforme aux attentes.

Les 5 phases structurées de la méthodologie de gestion de projet « en cascade » sont :

1. Les études initiales, pour préparer le lancement du projet.
2. Les études détaillées, découpage technique, chiffrage du budget, planification du projet, etc.
3. Le développement, les tests unitaires, la réalisation des prototypes en somme.
4. La validation du projet.
5. La mise en service et clôture du projet.

NB : une phase initiale 0 peut être considérée, c’est celle où (pour un projet interne par exemple) le service marketing ou commercial, formule une nouvelle demande à l’origine du projet. Cette phase 0 d’un projet peut être nommée la proposition de projet.

NB 2 : le suivi et contrôle du projet, sa surveillance ou maîtrise, et son pilotage, ne sont pas une phase en soi, puisque ces actions sont présentes dès l’origine du projet, à chaque étape, durant tout le cycle de vie du projet.

Voyons en détail de quoi sont constituées ces 5 phases pour réussir son projet.

1 Les études initiales, la première phase de la gestion de projet

Lors de l’initiation du projet, on définit la pertinence du projet, son cadre, ses objectifs stratégiques. Sans ces réflexions, le projet risque de manquer de direction, de budget ou de soutien.

Cela permet de répondre à la question : “Pourquoi ce projet ?”

Par exemple, si une PME souhaite lancer une application mobile pour ses clients.

Avant de commencer, elle réalise une étude de faisabilité (conduite généralement par le service Marketing), dans la phase 0 qui conduit à la proposition :

• Est-ce que le marché est mature ?
• Quelle est la rentabilité, le ROI attendu ?

Les objectifs principaux de la phase 1 sont :

• de vérifier la cohérence du projet avec la stratégie de l’entreprise ;
• de vérifier la viabilité financière, opérationnelle, technologique du projet.

On évalue également :

• quels sont les risques (techniques, juridiques, concurrentiels, budgétaires…) ?
• qui sont les parties prenantes (direction, équipe technique, clients) ?

On réalise également une première estimation du contenu technique, des coûts, des délais.

C’est aussi l’occasion, lors de cette phase d’initialisation, d’en motiver le lancement. Le projet est-il faisable et souhaitable ?

• Cette première phase de la gestion d’un projet est la phase la plus critique. Pourtant, elle est trop souvent négligée…
• L’objectif n’est pas de planifier les détails, mais de valider la raison d’être du projet.
• On définit le périmètre macroscopique et on nomme le Chef de Projet.

Lancer un projet coûteux qui ne répond pas à un besoin réel, ou techniquement très difficile, voire infaisable, est une perte financière et de temps pour une entreprise.

A la fin de cette phase, le chef de projet co-construit avec le client du projet un livrable majeur : le Cahier des Charges.

2 Les études détaillées, la seconde phase pour réussir son projet

Dans cette deuxième phase, on répond aux questions : « Qui est concerné ? » et « Comment allons-nous atteindre l’objectif ? »

Cette première question permet un découpage technique des tâches pour le futur projet. Les dirigeants, chef de projet, responsable marketing, IT ou techniques, tous ceux qui valident l’opportunité du projet, avant d’engager des ressources.

La seconde question structure le projet, le subdivise en sous-éléments clairement identifiés :

• Le découpage des éléments techniques,
• Ce découpage conduit à définir des tâches, puis des délais, et la planification du projet,
• Des ressources humaines et ressources techniques (investissements),
• Les livrables attendus,
• Un budget détaillé,
• L’identification des risques.

Chaque acteur du projet est concerné, du chef de projet, aux managers opérationnels, en passant par les équipes techniques, et tous les personnels qui exécutent ou supervisent. Ainsi, avec cette feuille de route, on a un plan de projet clair, et on évite les risques :

• retards,
• coûts supplémentaires,
• livrables incomplets, etc.

Sans ce plan de projet, les équipes avancent sans repères. Comme le dit l’adage, « Échouer à planifier, c’est planifier son échec »…

A la fin de cette phase, les équipes techniques peuvent rédiger des spécifications techniques à partir du cahier des charges fait dans la phase précédente.

Cas concret, pour comprendre comment réussir son projet

Illustrons avec l’exemple d’un projet de refonte de site e-commerce, pour 2 items de cette phase d’études détaillées.

La décomposition des tâches :

• design, expérience utilisateur, interface utilisateur, maquettes…
• développement, études techniques, référencement, infrastructures, etc.
• tests, retours utilisateurs, ajustements,
• migration des données, redirections, nouveaux essais,
• formation des équipes au fonctionnement à l’utilisation du nouveau site,
• communication client, enquête de satisfaction, etc.

L’attribution des ressources humaines :

• chef de projet, le coordinateur
• graphiste et webdesign
• développeur front, intégrateur,
• service commercial et marketing, acteurs du référencement, ou prestataire SEO
• formateur et testeurs…

3 Le développement du projet, la réalisation des prototypes

C’est la phase la plus visible et la plus opérationnelle du projet, elle consomme le plus de ressources et de temps.

• Les équipes techniques développent.
• Le chef de projet est un facilitateur, un chef d’orchestre. Il s’assure des besoins de chacun pour avancer.
• La coordination est constante, avec une gestion fine des ressources humaines et techniques.
• Le projet avance, on met en œuvre la feuille de route, on produit les prototypes, tests unitaires…

Tous les acteurs sont impliqués, équipes terrain, fournisseurs, gestionnaires de budget, communicants internes…

C’est un moment de vérité, la théorie rencontre la réalité. La qualité de la communication détermine le maintient de la motivation des équipes.

Exemple concret

Prenons le cas du projet de construction d’un bâtiment.

• Les architectes finalisent les plans.
• Le promoteur valide les plans et solutions retenues.
• Les entrepreneurs des corps de métiers commencent les travaux, selon le planning établi.
• Le chef de projet organise les réunions hebdomadaires, suit les avancements, gère les imprévus (retards de livraison, conditions météo).

Suivi et contrôle assurent la bonne avancée du projet. Ce pilotage permet de : surveiller les écarts, ajuster le projet en temps réel, corriger les dérives, afin d’être toujours sur la bonne voie.

4 La validation du projet

Avant de livrer le résultat final, on valide tous les essais du produit, ou service.

• Vérification et validation des résultats obtenus, par rapport aux résultats attendus dans la totalité (selon un plan d’essais préalablement défini).
• Production du rapport de la revue d’avancement « prêt pour la mise en service ».

Votre projet est prêt à être remis au client.

5 La mise en service

On livre le projet, avant de le clôturer. C’est l’occasion de formaliser la fin du projet. Cette étape administrative, et humaine, scelle le projet.

• On apprend les enseignements tirés du projet, afin de capitaliser les leçons pour les futurs projets. Réunion de rétrospective, évaluation des participants, qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels sont les points d’amélioration ?..
• Avant de libérer les ressources, on remercie les équipes.
• On rédige le rapport de clôture du projet, et réalise l’archivage des documents.
• Parfois, c’est l’occasion d’une restitution de budgets non utilisés !

De nombreux projets s’arrêtent en suspens, cette phase de fin permet de formaliser le projet factuellement.

Conclusion, pour réussir son projet, la méthodologie compte !

Maîtriser les 5 phases de la gestion d’un projet « en cascade », c’est garantir la réussite d’un projet, quelle que soit sa taille ou son domaine d’activité.

C’est aussi un atout majeur pour les professionnels qui veulent monter en compétences ou se former.

C’est une méthode au service de l’humain, elle vous garantit de passer du statut de « bricoleur », à celui de professionnel de la gestion de projet.

Elle offre un cadre rassurant, garantit la créativité, et permet à l’expertise de vos équipes de s’exprimer pleinement.

L’application rigoureuse de ce cycle de vie, est votre meilleure assurance contre les imprévus.